PRIMEAdvisory

Datenschutzhinweise

Datenschutzhinweise PRIMEAdvisory
Fassung 2026-10-21-2

1. Verantwortlicher und Kontakt
Jeroen Bischop-Jochem, handelnd unter PRIMEAdvisory
Nieberdingstr. 41
45147 Essen
Telefon: 0201 8438179-0
E-Mail: info@prime-advisory.de

2. Umfang, Daten und Herkunft
Diese Hinweise gelten für Anfragen mit Uploads, Kundendatenerfassung, Vertragsabschluss, Rechnungen und Erklärungen wie Kündigung oder Widerruf bei PRIMEAdvisory. Verarbeitet werden Name, Unternehmen, Kundentyp, Ansprechperson, E-Mail, Telefonnummer, Anschrift, gegebenenfalls USt-ID, Ansprachepräferenz, Projektangaben, bereitgestellte Texte und Bilder, Korrespondenz, Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten. Zur Dokumentation kommen Bestätigungen, Fassungen, Zeitpunkte und beim Vertragsabschluss die IP-Adresse hinzu. Daten stammen grundsätzlich aus der Eingabe oder Korrespondenz; Ansprechpartnerdaten können auch vom jeweiligen Unternehmen oder einer vertretungsberechtigten Person übermittelt werden.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Anfragen und Verträge mit natürlichen Personen bearbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Daten von Beschäftigten und anderen Ansprechpartnern eines Unternehmens verarbeiten wir aufgrund des berechtigten Interesses an geschäftlicher Kommunikation und Auftragsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Belege und gesetzlich vorgeschriebene Dokumentation beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Zugriffsschutz, Missbrauchsabwehr, nachvollziehbare Erklärungen und erforderliche Rechtsverteidigung beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine gesonderte Einwilligung wird nur für konkret benannte freiwillige Zusatzverarbeitungen eingesetzt; sie ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar. Eine Datenschutzbestätigung ist keine Einwilligung in Werbung oder KI-Training.

4. Erforderliche und freiwillige Angaben
Für eine Anfrage sind Name, E-Mail und eine Beschreibung des Anliegens erforderlich; weitere Formularangaben sind dort als freiwillig erkennbar. Zur Kundenanlage werden Kundentyp, Name/Firma, Telefonnummer, Ansprache und bei Unternehmen eine Ansprechperson benötigt. Die Telefonnummer dient Rückfragen zur Auftragsabwicklung. E-Mail und Anschrift sind spätestens für digitalen Vertragsschluss und Rechnungsstellung erforderlich. Ohne notwendige Angaben können die entsprechenden Vorgänge nicht bearbeitet werden. Es besteht keine allgemeine gesetzliche Pflicht, eine unverbindliche Anfrage zu stellen. Steuerliche Zusatzangaben sind nur erforderlich, soweit dies im Einzelfall gesetzlich notwendig ist. Alternativ zur Linkerfassung ist eine Abstimmung über den oben genannten Kontakt möglich.

5. Empfänger und Auftragsverarbeitung
Zugriff erhalten nur berechtigte Personen. Für Hosting und technische Speicherung wird Contabo GmbH eingesetzt; der für dieses System gebuchte Server steht nach Betreiberangabe in Deutschland und wird auf Grundlage einer AVV betrieben. Dokumentierter E-Mail-Dienst: IONOS; dokumentierter Verarbeitungsort: Deutschland. Für Anfragen, Vertragsbestätigungen und Rechnungen verarbeiten die eingesetzten E-Mail-Dienstleister die erforderlichen Kommunikations- und Anhangsdaten. Weitere Empfänger können Banken, Steuerberatung, Rechtsberatung und Behörden sein, soweit dies für Zahlung, Beratung, Rechtsverfolgung oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Die Verarbeitung von Daten auf Kundenwebsites erfolgt dagegen nach den dortigen Datenschutzhinweisen und gegebenenfalls einer gesonderten AVV.

6. Unterstützende Werkzeuge und Drittlandverarbeitung
Bei der Leistungserbringung können geeignete KI- und Entwicklungswerkzeuge unterstützend genutzt werden. Diese Hinweise stellen keine pauschale Erlaubnis zur Übertragung personenbezogener Auftragsdaten an OpenAI, GitHub oder andere Anbieter dar. Dafür müssen konkrete Produkte, Zwecke, Rechtsgrundlagen, Verträge und gegebenenfalls Unteraufträge und Drittlandgarantien vorher geprüft und offengelegt sein. Veröffentlichtes Bild- oder Textmaterial ist nicht automatisch für KI-Training freigegeben. Der deutsche Serverstandort allein schließt ausländische Supportzugriffe oder eine Verarbeitung bei externen Anbietern nicht aus. Soweit ein Drittlandempfänger tatsächlich eingesetzt wird, werden Empfänger und Transfergrundlage nach Art. 45 oder 46 DSGVO vor der Übermittlung mitgeteilt; Informationen und Kopien geeigneter Garantien sind unter dem oben genannten Kontakt erhältlich.

7. Technischer Betrieb, Links und lokale Einstellungen
Für Bereitstellung und Schutz der Oberfläche werden IP-Adresse, angeforderte Seite, Zeitpunkte und technische Kommunikationsdaten verarbeitet, soweit dies betrieblich erforderlich ist. Bei persönlichen Links werden Erstellung, tatsächlicher oder manuell dokumentierter Versand, erster Aufruf, Beginn und Abschluss erfasst; dies dient dem Bearbeitungsstand und notwendigen Rückfragen. Der Link enthält einen geheimen Zugangswert und sollte nur dem vorgesehenen Empfänger zugänglich sein. Es werden keine E-Mail-Lesepixel für diesen Status eingesetzt. Im internen Backoffice werden ein Sitzungscookie für die Anmeldung und die zuletzt gewählte Ansicht im Browser gespeichert. Das Anmeldecookie läuft nach zehn Stunden ab; Abmelden beendet die Sitzung. Die Ansichtseinstellung kann durch Löschen der Browserdaten entfernt werden. Diese Funktionen dienen der angeforderten Nutzung; sie dienen nicht der Werbung.

8. Speicherfristen und Löschkriterien
Rechnungen und Buchungsbelege werden grundsätzlich acht Jahre ab Ende des Entstehungsjahres aufbewahrt, steuerlich relevante Geschäftsbriefe grundsätzlich sechs Jahre; für bestimmte Aufzeichnungen gelten zehn Jahre. Längere Aufbewahrung kann bei laufenden Verfahren oder noch offenen steuerlichen Fristen erforderlich sein. Reine Interessenten- und Uploaddaten ohne Auftrag werden gelöscht, sobald die Anfrage erledigt und eine weitere Aufbewahrung nicht erforderlich ist; steuerlich notwendige Bestandteile und erforderliche Anspruchsnachweise werden getrennt geprüft. Vertragsnachweise bleiben für Vertragsdauer, einschlägige Aufbewahrung und erforderliche Rechtsverfolgung erhalten. Sicherheits-, Link- und Zugriffsdaten werden nur für den jeweiligen Zweck aufbewahrt. Für Sicherungen und externe Systeme gelten deren dokumentierte Löschzyklen; eine sofortige Löschung in sämtlichen Backups wird nicht zugesagt.

9. Rechte und Beschwerde
Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen bestehen die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit. Bei Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung besteht ein Widerrufsrecht für die Zukunft. Eine Beschwerde ist bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde möglich, insbesondere am Wohn-/Arbeitsort oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für den Sitz in Essen: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, https://www.ldi.nrw.de/kontakt/ihre-beschwerde. Rechte können unter dem oben genannten Kontakt ausgeübt werden.

10. Widerspruch nach Art. 21 DSGVO
Gegen eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO kann aus Gründen der besonderen persönlichen Situation jederzeit Widerspruch eingelegt werden. Wir verarbeiten die Daten dann nicht weiter, es sei denn, es bestehen nachweisbare zwingende schutzwürdige Gründe oder die Verarbeitung dient Rechtsansprüchen. Gegen Direktwerbung wäre ein Widerspruch jederzeit ohne Begründung möglich. Die beschriebenen Formularvorgänge sind keine Newsletteranmeldung.

11. Automatisierte Entscheidungen und Zweckänderung
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung einschließlich Profiling findet in den beschriebenen Vorgängen nicht statt. Vor einer Verarbeitung für einen anderen Zweck werden die dafür erforderlichen Informationen und die Rechtsgrundlage mitgeteilt.

12. Aktualisierte Hinweise und gesonderte KI-Vereinbarungen
Änderungen dieser Hinweise werden Kunden per einzelner E-Mail mit versionsfest abrufbarer Fassung mitgeteilt. Dokumentiert werden Empfänger, Fassung, Versandversuche und Versandzeitpunkt, nicht das Lesen der E-Mail. Die Nachricht dient der datenschutzrechtlichen Transparenz und enthält keine Werbung; Grundlage sind die jeweils einschlägigen gesetzlichen Informationspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c, Art. 12–14 DSGVO), bei darüber hinausgehender notwendiger Kundenkommunikation das berechtigte Interesse an nachvollziehbarer Information (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Der Versand, Schweigen oder eine Empfangsbestätigung ersetzen keine erforderliche Einwilligung oder Vertragsänderung. Für Website-Aufträge wird eine mögliche personenbezogene OpenAI-Nutzung gesondert mit konkretem Anbieterprofil, Zwecken, Datenumfang, Transfers und Löschregeln zur Auswahl gestellt. Eine Beauftragung bleibt ohne diese Nutzung möglich. Die Erklärung eines Auftraggebers ist keine pauschale Einwilligung für andere betroffene Personen; erforderliche Rechtsgrundlagen, Informationen und Rechte bleiben gesondert zu prüfen.

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